المادة الثانية عشر
بالإضافة إلى المهام المحددة في الأنظمة ذات الصلة، والتعليمات السارية التي لا تتعارض مع هذه اللائحة، يتولى كُتّاب السجل الأعمال الآتية:
١- تَسَلُّم الصكوك والقرارات المحالة لغرض تسجيلها، وتوقيع ذلك في السجل الخاص بذلك.
٢- تسجيل الصكوك، والقرارات –في السجل الخاص بكل منها –حرفياً بدون زيادة، أو نقص، أو تحريف، أو تغيير، وينقل كاتب السجل الشروحات التي تجرى في الصكوك والقرارات في سجلاتها، ويوقع سجل الصك وسجل القرار والشرح.
٣- تقديم السجل –بعد تسجيل الصك أو القرار أو نقل الشرح في السجل –مباشرة لرئيس المحكمة، ودوائرها –بحسب الاختصاص –وذلك لتوقيع سجل الصك وسجل القرار والشرح المثبت في السجل، وختم السجل والشرح بالخاتم الذاتي. وتعاد الصكوك والقرارات –بعد ذلك –إلى الجهة التي وردت منها في السجل الخاص بذلك.
٤- إخراج نسخ الصكوك المطابقة للأصل حال طلب ذلك، لفقد، أو تلف، أو غير ذلك بأمر رئيس المحكمة، أو الدائرة –بحسب الأحوال –وذلك بعد التأكد من استحقاق الطالب لها، أو أن له صفة في ذلك، أو مصلحة، وتوقع الدائرة النسخة المخرجة وتختمها، كما يوقعها كاتب السجل، ويصادق رئيس المحكمة بتوقيعه، وخاتمه على توقيع الدائرة وخاتمها، وتختم بالخاتم الرسمي.
٥- ختم جميع صفحات السجل بالخاتم الرسمي، ويوقع رئيس المحكمة، والدائرة ما تم تحريره في مقدمة السجل مما يفيد افتتاح السجل، وإقفاله، كما يوقعه المشرف الإداري على مكتب الدائرة –إن وجد –وكاتب السجل، وأمين المحكمة أو مدير الإدارة –بحسب الأحوال–ويختمه رئيس المحكمة بخاتمه، كما تختمه الدائرة بخاتمها، ويختم بالخاتم الرسمي.
٦- العناية بالسجلات، والمحافظة عليها من التمزق، أو التلف، وإبلاغ رئيس المحكمة أو الدائرة –حسب الأحوال– بالمخالفات والتجاوزات التي قد تطرأ على السجل، أو عند فقده،أو تعرضه لتمزق أيّ من صفحاته، أو تلفها، و على رئيس المحكمة اتخاذ الإجراءات النظامية في هذا الشأن.
٧- الاحتفاظ بالسجلات، والمستندات المختلفة المستخدمة، والمنتهية، وأرشفتها، وتنظيمها وترتيبها ترتيباً حسب أرقامها وتواريخها، بحيث يسهل الرجوع إليها.
٨- منع أيِّ أحد من الاطلاع على السجلات، أو تمكينه من الوصول إليها، وعدم إفشاء ما تضمنته السجلات إلى أحد.
٩- عدم إخراج السجلات من المحكمة إلى خارجها لأي سبب كان، ويجوز إخراجها من قسم السجلات أو مكتب الدائرة إلى داخل المحكمة بأمر رئيس المحكمة أو الدائرة –بحسب الأحوال -.
١٠- التأكيد من سريان مفعول الصكوك التي ورد الاستفسار في شأنها من عدمه ومطابقتها لسجلاتها، وما ورد على سجلاتها من ملحوظات كنقص إجراء التوقيع والختم وغير ذلك، وتبليغ ذلك لجهة الاستفسار عن السريان وفق النموذج المعتمد في هذا الشأن.